7.8.2018

HR-järjestelmä, joka automatisoi HR-prosessit ja toimii sujuvasti itsepalveluna, hyödyntää koko organisaatiota.

Miten valita onnistuneesti kokonaan uusi HR-järjestelmä tai vaihtaa vanhentunut uuteen moderniin?

Yrityksen tarpeet
HR-järjestelmän määrittely pohjautuu yrityksen liiketoimintojen tarpeisiin, jotta järjestelmä voi parhaalla mahdollisella tavalla tukea liiketoimintoja. Valintaa tehdessä on hyvä huomioida nykytarpeet ja tulevaisuuden tarpeet; tarvittavat kieliversiot, skaalautuvuus yrityksen kasvun ja muiden strategisten suunnitelmien mukaan. Lisäksi on hyvä keskustella järjestelmän toimittajan kanssa järjestelmän tulevaisuuden kehittämisestä ja kehittämisen pelisäännöistä.

Käyttökokemus
Nykypäivänä teknisiltä apuvälineiltä ja laitteilta odotetaan toimintavarmuutta ja nopeutta. Tämä pätee myös HR-järjestelmään. Järjestelmän eri käyttäjäprofiilit esimerkiksi esimiehille ja HR-yksiköille ovat nykypäivää. Järjestelmän pitää toimia myös mobiilisti itsepalveluna ja olla aina saatavilla.

Kustannukset
Järjestelmävalinnassa on hyvä huomioida investoinnin kustannusrakenne. Pilvipalvelut ovat tulleet myös HR-järjestelmiin, mikä tekee hankinnasta ketterää ja kustannustehokasta. Pilvipalvelu skaalautuu yrityksen kasvutarpeiden mukaisesti. Myös järjestelmän päivityksistä on syytä ottaa selvää, ettei päivityksiin tarvitse käyttää erikseen maksullisia konsultteja.

Käyttöönotto ja omat resurssit
Sujuvaa käyttöönottoa varten kannattaa aikataulu suunnitella yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa ja varmistaa organisaation omien resurssien riittävyys ja sitoutuminen projektin aikana aikataulussa pysymiseksi. Selkeästi kuvatut HR-prosessit helpottavat käyttöönottoa. Liittymien toteutus muihin järjestelmiin on helpompaa selkeän dokumentaation avulla.

Tiedottaminen ja koulutus
HR-järjestelmän käyttöönottoprosessiin on hyvä aikatauluttaa säännöllinen tiedotus projektin kulusta ja käyttäjien koulutusaikataulu. Ammattitaitoinen järjestelmätoimittaja osaa auttaa aikataulutuksessa ja lanseerauksien suunnittelussa.

Oikein valittu HR-järjestelmä automatisoi prosessit, sitouttaa henkilökuntaa, vapauttaa HR-yksikön aikaa liiketoimintojen tukemiseen ja tuo kustannussäästöjä.

Jaana Sirkiä
Markkinointi- ja viestintäpäällikkö

© 2021 Solaforce
Soita