Millaiset tarpeet? Millaisia käyttäjiä? Kuinka käyttöönottoprojekti saadaan vietyä läpi ja millaisia resursseja se vaatii? Miten valita onnistuneesti kokonaan uusi HR-järjestelmä tai vaihtaa vanhentunut uuteen moderniin?
Yrityksen tarpeet nyt ja tulevaisuudessa
HR-järjestelmän valintaa tehdessä on hyvä huomioida niin nykyiset kuin tulevaisuuden tarpeet sekä skaalautuvuus yrityksen kasvusuunnitelmien mukaisesti. Lisäksi on hyvä huomioida järjestelmän toiminnallisuudet mm. lomasuunnittelussa, kehityskeskusteluissa, työajanseurannassa sekä analytiikassa ja raportoinnissa, joiden avulla HR-järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti.
Kattava analytiikka ja työtilat esimiehille sekä HR:lle
HR:n ja esimiesten työtilat tuovat paljon tietoa helposti nähtäville ja mahdollistavat nopean reagoimisen mm. poissaolojen hälyttävään kertymiseen, koulutuksien vanhenemiseen ja yrityksen päivittäisiin toimintoihin.
Käyttökokemus tätä päivää
Nykypäivänä teknisiltä laitteilta odotetaan toimintavarmuutta ja nopeutta. Tämä pätee myös HR-järjestelmään. Järjestelmän pitää toimia myös mobiilisti itsepalveluna ja olla aina saatavilla.
Oikein valittu HR-järjestelmä automatisoi prosessit, sitouttaa henkilökuntaa, vapauttaa HR-yksikön aikaa liiketoimintojen tukemiseen, tuo kustannussäästöjä ja palvelee koko työsuhteen elinkaaren ajan. Lue lisää kuinka modernin HR-järjestelmän toiminnallisuuksista. Lue lisää kuinka modernilla HR-järjestelmällä saadaan kilpailuetua.
Millaisilla apuvälineillä esimiehen työtaakkaa voidaan helpottaa ilman, että se tuottaa samalla lisätyötä HR:lle? Yhtenä tavoitteena voidaan pitää sitä, ettei HR:n enää jatkossa tarvitse toimia esimiesten raporttiautomaattina.
Edelleen vuonna 2021 vakiintunut käytäntö taitaa olla, että HR:n tehtävä on toimia esimiesten raporttien kokoajina ja erilaisten määräaikojen muistuttujana. Tämä tuntuu aika vanhankantaiselta tavalta toimia kun samaan aikaan moni muu asia hoituu eri järjestelmien kautta melkeinpä automaattisesti. Myös HR-järjestelmien saralla on tapahtunut viime vuosina tarvittavaa uudistumista, kun kehitystyössä on mietitty eri roolien tarpeita ja sitä kuinka erilaisia eri käyttäjien toiveet järjestelmän suhteen ovat.
Moderni HR-järjestelmä mahdollistaa käyttäjien valita itselleen tärkeitä asioita helposti nähtäville sekä tuo automaattisesti esimerkiksi HR:n nostamat tärkeät raportit kaikille esimiehille saataville juuri heidän tiimistään. Miltä kuulostaa esimiesten oma työtila, jossa näkee yhdellä silmäyksellä avoimet kehityskeskustelut, käynnissä olevat tiimin rekrytoinnit, poissaolot ja hyväksymistä odottavat lomapyynnöt sekä koko tiimin tuntisaldot? Tämä kaikki millä tahansa laitteella, jota esimies sillä hetkellä käyttää, missä tahansa hän sillä hetkellä onkaan.
Raportoinnin ja reaktiivisen tiedon saaminen HR-järjestelmästä juuri esimiehen sitä tarvitessa on huikea ominaisuus, jonka hyödyt näkee HR:n työkuorman vähenemisenä välittömästi. Tällöin HR pystyy keskittämään omaa osaamistaan juuri sinne missä sitä eniten tarvitaan ainaisten raportointipyyntöjen sijaan. Lue lisää kuinka moderni HR-järjestelmä tuottaa juuri sellaista tietoa, jota esimies kulloinkin tarvitsee.
Millaiset tarpeet, millaisia käyttäjiä? Kuinka käyttöönottoprojekti saadaan vietyä läpi ja millaisia resursseja se vaatii? Miten valita onnistuneesti kokonaan uusi HR-järjestelmä tai vaihtaa vanhentunut uuteen moderniin? HR-järjestelmä, joka automatisoi HR-prosessit, helpottaa suunnittelua ja toimii sujuvasti itsepalveluna, hyödyntää koko organisaatiota.
Yrityksen tarpeet nyt ja tulevaisuudessa
HR-järjestelmän määrittely pohjautuu yrityksen liiketoimintojen tarpeisiin. Valintaa tehdessä on hyvä huomioida niin nykyiset kuin tulevaisuuden tarpeet; tarvittavat kieliversiot ja skaalautuvuus yrityksen kasvusuunnitelmien mukaisesti. Lisäksi on hyvä huomioida järjestelmän toiminnallisuudet mm. lomasuunnittelussa, kehityskeskusteluissa, työajanseurannassa sekä analytiikassa ja raportoinnissa, joiden avulla HR-järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti.
Ennustava analytiikka ja työtilat esimiehille sekä HR:lle
HR:n ja esimiesten työtilat tuovat paljon tietoa helposti nähtäville ja mahdollistavat nopean reagoimisen mm. poissaolojen hälyttävään kertymiseen, koulutuksien vanhenemiseen ja yrityksen päivittäisiin toimintoihin. Esimiesten työtilassa esimies näkee helposti ja nopeasti tiiminsä päivän tapahtumat, suunnittelee ja toteuttaa muutoksia. Myös työntekijän oma työtila tuo paljon tietoa ja tärkeimmät toiminnallisuudet helposti saataville.
Käyttökokemus tätä päivää
Nykypäivänä teknisiltä laitteilta odotetaan toimintavarmuutta ja nopeutta. Tämä pätee myös HR-järjestelmään. Järjestelmän pitää toimia myös mobiilisti itsepalveluna ja olla aina saatavilla ilman erillisiä päivityksiä tai muita katkoja.
Kustannukset hallinnassa ilman erillisiä päivityskuluja
Pilvipalvelut ovat tulleet myös HR-järjestelmiin, mikä tekee hankinnasta ketterää ja kustannustehokasta. Aito pilvipalvelu skaalautuu yrityksen kasvutarpeiden mukaisesti.
Oikein valittu HR-järjestelmä automatisoi prosessit, sitouttaa henkilökuntaa, vapauttaa HR-yksikön aikaa liiketoimintojen tukemiseen, tuo kustannussäästöjä ja palvelee myös kaikkia käyttäjiä. Lue lisää kuinka modernilla HR-järjestelmällä saadaan kilpailuetua.
Tämän hetken suosituimmat sanat HR-järjestelmien yhteydessä taitavat olla pilvipalvelu ja tekoäly. Mitä ne oikeasti tarkoittavat? Kuinka moderni HR-järjestelmä mahdollistaa tekoälyn yhdistämisen osaksi henkilöstöjohtamista?
Teknologia kehittyy huimaa vauhtia, mikä ei kuitenkaan ole näkynyt perinteisissä HR:n työkaluissa. Useimmat HR-järjestelmät ovat vuosia vanhalla teknologialla toteutettuja, mikä näkyy niin kankeana käytettävyytenä kuin myös toiminnallisuuksien yksiulotteisuutena.
Moderni HR-järjestelmä mahdollistaa sujuvan käytön missä tahansa, millä tahansa päätelaitteella ilman jatkuvasti päivitettäviä applikaatioita. Teknologian kehittyminen mahdollistaa myös uusien toiminnallisuuksien kehittämisen ja käyttämisen, kuten mm. työajanseuranta, tekoäly ja ennustava-analytiikka. HR-järjestelmässä olevan datan määrä on huikea ja kun se saadaan käyttöön kokonaisuudessaan, voidaan johtaminen ja suunnitteleminen nostaa uudelle tasolle.
Tekoäly yhdistyy kaikkeen käytettävissä olevaan tietoon, jolloin sen avulla pystytään seuraamaan lukuisia muuttujia sekä tuomaan tarpeellista tietoa HR:lle ja esimiehille erilaisten räätälöitävien työtilojen avulla. Vastaako nykyinen HR-järjestelmäsi nykypäivän tarpeeseen vai teettääkö sen käyttäminen oikeastaan enemmän työtä kuin etuja? Tutustu uuden sukupolven HR-järjestelmään, joka tuo henkilöstöjohtamisen tähän päivään.
Mitä kannattaa huomioida HR-järjestelmän valinta ja hankinta vaiheessa? Milloin on tarve vaihtaa nykyinen järjestelmä? Mitä tulee ottaa huomioon uutta järjestelmä valitessa? HR-järjestelmän hankinta alkaa usein yrityksen tai organisaation tarpeesta, joka syntyy jostain seuraavista:
- Henkilötietojen pirstaloituminen useisiin järjestelmiin ja tiedostoihin.
- Vanhan järjestelmän toimimattomuus.
- Raportoinnin ja läpinäkyvyyden puuttuminen.
- Itsepalvelun ja mobiiliratkaisujen puuttuminen.
Mitä tulee huomioida, kun olet tekemässä HR-järjestelmän valintaa?
Järjestelmävalinnassa tulee ottaa huomioon oman yrityksen tarpeet sekä tulevaisuuden näkymät. Tavoitteena HR-järjestelmän valinnassa ja hankinnassa on löytää juuri se oikea HR-ratkaisu omaan tarpeeseen. Monipuolisella ja muokattavalla HR-järjestelmällä pystytään vastaamaan tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa. Tutustu Solaforcen moderneihin toiminnallisuuksiin tästä.
1. Raportointi ja analytiikka kuntoon, lisää läpinäkyvyyttä
HR-analytiikka ja raportointi tuovat uudenlaista näkyvyyttä koko organisaatioon. Helposti käytettävät raporttipohjat ja -mallit sekä graafiset analyysit ja mittaristot mahdollistavat johtamisen oikealla tiedolla. Ei enää useiden eri tiedostojen yhdistelyä ja tiedon etsintää eri järjestelmistä.
2. Käyttäjät, käytettävyys ja käyttötaajuus
Kiinnitä huomiota käytettävyyteen ja käyttökokemukseen. Käytettävyys nousee tärkeään asemaan, kun kyse on koko henkilöstön käytössä olevasta ratkaisusta. Intuitiivinen ja helppokäyttöinen HR-järjestelmä mahdollistaa käytön lisääntymisen oikeasti.
3. Esihenkilöiden ja HR:n työn automatisointi
On myös hyvä pohtia, kuinka paljon rutiinityötä voitaisiin säästää tehokkaalla HR-järjestelmällä. HR:n ja esihenkilöiden muokattavat työtilat/dashboardit tuovat paljon tietoa helposti nähtäville. Ne mahdollistavat nopean reagoimisen asioihin yhdessä paikassa. HR:n työtilassa on nostettu esiin HR-yksikölle tärkeitä mittareita ja muuttujia. Esihenkilöiden työtilassa hän näkee helposti ja nopeasti tiiminsä päivän tapahtumat, suunnittelee ja toteuttaa muutoksia.
4. Yrityksen tarpeet nyt ja tulevaisuudessa
Valintaa tehdessä on hyvä huomioida liiketoiminnan nykyiset sekä mahdolliset tulevaisuuden tarpeet; tarvittavat kieliversiot, skaalautuvuus tarpeen vaatiessa sekä uusien moduulien/toiminnallisuuksien käyttöönottaminen. Lisäksi on hyvä huomioida järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet mm. työajanseurannassa, rekrytoinnissa, perehdyttämisessä, kyselyissä, suunnittelussa ja raportoinnissa. Kun yksi ratkaisu kattaa monia tarpeita, saadaan HR-järjestelmästä kaikki hyöty irti.
5. Mobiilisti mukana kaikkialla, kaikissa päätelaitteissa
Nykypäivänä teknisiltä laitteilta odotetaan toimintavarmuutta ja nopeutta. Tämä pätee myös HR-järjestelmään. Järjestelmän monipuoliset käyttäjäprofiilit takaavat HR-järjestelmän toimivuuden ja luovat sujuvan käyttökokemuksen kaikille käyttäjille. Järjestelmä toimii myös mobiilisti itsepalveluna ja on aina saatavilla ilman erillisiä päivityksiä tai muita käyttökatkoksia.
6. Tarkastele kustannuksia
Järjestelmävalinnassa on hyvä huomioida myös investoinnin kustannusrakenne. Aito pilvipalveluna toimiva HR-järjestelmä tekee hankinnasta ketterää ja kustannustehokasta. Se skaalautuu automaattisesti yrityksen kasvutarpeiden mukaisesti. Aidon pilvipalvelun etuihin kuuluu myös päivittyminen ketterästi nyt ja tulevaisuudessa.
HR-järjestelmän valinta ja hankinta hyödyttää koko organisaatiota
Oikein valittu HR-järjestelmä automatisoi prosessit, sitouttaa henkilökuntaa, vapauttaa HR-yksikön aikaa liiketoimintojen tukemiseen ja tuo kustannussäästöjä.
Kuinka tekoäly näkyy HR-järjestelmässä? Millaisia hyötyjä sillä on datan keräämisen ja käsittelemisen kanssa?
HR:llä on käytössään valtavat määrät dataa, jonka käyttäminen ja hyödyntäminen ovat vielä suurella osalla organisaatioita vajaakäytöllä. Ensimmäisenä ongelmana törmätään siihen, kuinka vaikeaa raportoiminen, tiedon kerääminen ja kokoaminen haluttuun muotoon on. Toisena ongelmana huomataan usein kunnollisten käyttökohteiden puuttumisen, eli mihin me tätä dataa oikeastaan keräämme?
Tekoälyn avulla on mahdollista kerätä ja tehdä tulkintoja kaikesta tuosta datasta. Pystymme entistä vahvemmin keskittymään itse henkilöstöjohtamiseen, kun oppiva tekoäly kokoaa ja tulkitsee käyttäjää kiinnostavaa dataa automaattisesti taustalla. Tavallisimpia esimerkkejä tekoälyn tuottamasta datasta on mahdollisten poislähtijöiden ennustaminen, huippu suoriutujien tunnistaminen sekä työtehokkuuden aleneminen erilaisien muuttujien takia. Kaikkiin näihin pystytään tuomaan vastauksia ilman manuaalista raporttien ajamista, yhdistelemistä ja tulkitsemista.
Oppiva tekoäly pystyy myös ehdottamaan käyttäjälle kiinnostavia uusia tietoja perustuen hänen aiempaan HR-järjestelmän käyttöönsä. Esimiehille voidaan aktiivisesti tarjota uudenlaisia tilastoja ja tietoja osaksi esimiehen työtilaa, jossa hän näkee yhdellä silmäyksellä tiimiään koskevia tärkeitä asioita. Lue lisää kuinka tekoäly muuttaa henkilöstöjohtamista.
Tavoitteenasetanta, seuranta ja raportointi – kolme sanaa, jotka nostattavat tuskaa niin HR:n kuin esimiesten keskuudessa. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla näin. Toimiva ja ketterä HR-järjestelmä tekee koko tavoiteprosessista helpompaa ja auttaa osaltaan tukemaan yrityksen liiketoimintaa.
Moderneja ratkaisuja suorituksen johtamiseen
Älykäs HR-järjestelmä tarjoaa jokaiselle käyttäjäryhmälle tarpeelliset toiminnollisuudet lisäten käyttötaajuutta. Kuka tarvitsee järjestelmää, jonne syötetään tietoa ilman kunnollista raportointia ja analysointia? Ei tavoitteita kirjata vain kirjaamisen ilosta, vaan siksi, että niiden avulla toteutetaan yrityksen strategiaa ja luodaan lisää liiketoimintaa. Modernilla ja helppokäyttöisellä HR-ratkaisulla helpotetaan esimiesten työtaakkaa ja tuodaan tavoitteet aidosti osaksi päivittäistä työtä.
Aseta tavoitteita, seuraa suoritusta ja raportoi yhdellä klikkauksella
Käyttäjäystävällinen, kaikissa päätelaitteissa toimiva HR-järjestelmä säästää aikaa ja resursseja koko tavoiteprosessin ajan. Kun HR:n aika ei kulu jatkuvaan ohjeistamiseen ja esimiehet saavat helposti tavoitteet kirjattua, onnistuu myös suorituksen seuranta helpommin. Raportoinnin merkitys korostuu päivittäisessä työskentelyssä, kun muistutukset ja erilaiset hälytykset kertovat prosessin etenemisestä automaattisesti.
Teknologian kehittymisen ansiosta uuden sukupolven HR-ratkaisu mahdollistaa kaikkien eri osa-alueiden yhdistämisen yhden järjestelmän alle. Koko työsuhteen elinkaari saadaan samaan järjestelmään, jolloin perinteisesti ongelmia aiheuttanut raportointi tehostuu ja sen merkitys yrityksen toiminnalle korostuu entisestään.
Lue lisää millaisia etuja uuden sukupolven älykkäällä HR-järjestelmällä saadaan.
Kaikkeen HR:n suunnitteluun tarvitaan ajantasaista tietoa ja näkyvyyttä nykytilasta. Erilaisten toimintojen ja tarpeiden kartoittaminen, aikatauluttaminen ja budjetoiminen on tärkeä osa suunnittelua. Kunnollisen suunnittelun esteenä kuulee usein olevan tietojen kaivaminen hajallaan olevista exceleistä, joka on työlästä ja aikaa vievää.
Liike- ja talouselämän muutosvauhti kiihtyy entisestään 2020-luvulla. Uusia taitoja tarvitaan, jotta yritykset pysyvät kehityksessä mukana. Modernissa HR-järjestelmässä on vaivatonta kartoittaa tarvittavia osaamisalueita ja niissä ilmeneviä vajeita yritys-, yksikkö- ja yksilötasolla. Nämä pystytään esittämään havainnollisesti graafisessa muodossa ja saamaan nopeasti kokonaiskuva tilanteesta. Näin pystytään etsimään tarkoituksenmukaiset koulutukset, aikatauluttamaan ja budjetoimaan ne.
Seuraajasuunnittelu on osa-alue, joka usein jää vähäiselle huomiolle, mutta on elintärkeää yrityksen jatkuvuuden ja sujuvan toiminnan varmistamiseksi. HR-järjestelmässä voidaan kartoittaa tarvittavia osaamisalueita eri positioihin ja hakea niitä taitoja järjestelmästä koko yhtiötasolla. Tämän jälkeen on helppo laatia yksikkökohtainen seuraajasuunnitelma. Tämä voidaan suoraan linkittää koulutusten suunnitteluun ja budjetointiin.
Modernissa HR-järjestelmässä pystytään lisäksi raportoimaan työtehtävien vaihdot, niiden sykli ja niistä saavutetut edut. Lomat ja muut poissaolot on helppo kartoittaa myös graafisessa muodossa ja ennakoida mahdollisen lisätyövoiman tarve esimerkiksi kesäloma-ajaksi.
Esimiehet voivat itse koota ajantasaista tietoa oman yksikkönsä ja tiiminsä tilanteesta, mikä vapauttaa HR-yksikön aikaa muihin tehtäviin. Suunnittelu- ja budjetointikierros nopeutuu ja tiedot ovat aina ajan tasalla. Lue lisää kuinka moderni HR-järjestelmä auttaa suunnittelussa ja budjetoinnissa.
Henkilöstöanalytiikka on lisännyt puhetta siitä, kuinka yllättävän vähän hyödynnämme henkilöstöstä kerättävää dataa, tai ylipäätänsä kuinka vähän dataa kerätään. Kuinka saada henkilöstöanalytiikka hyötykäyttöön?
Monessa organisaatiossa henkilöstöanalytiikka on jäänyt lähinnä puheen ja mietinnän tasolle, ilman sen suurempia ajatuksia siitä kuinka sitä voitaisiin omassa organisaatiossa hyödyntää tai mistä kaikkialta dataa saadaan koottua. Tiedolla johtamisesta on tullut helppo käsite, josta puhutaan paljon, mutta jonka merkitystä ei oikein ehkä ymmärretä.
Ensimmäinen asia, jonka tulisi muuttua, jotta henkilöstöanalytiikka saadaan kunnolla käyttöön, on tiedon tallentaminen ja säilöminen. Minne sitä kerätään? Mistä se koostuu? Saadaanko kaikki tieto raportoitua järjestelmistä ulos? Tiedolla johtaminen tarkoittaa kaiken HR datan keskittämistä yhteen paikkaan, jolloin sen raportoiminen, käsitteleminen ja ennustaminen datan muutoksien perusteella on mahdollista.
Toinen asia, joka pitäisi muistaa on tiedon merkitys. Miten tiedolla halutaan vaikuttaa? Miten tiedon avulla pystytään muokkaamaan käsitystä jostakin asiasta? Kuinka HR pystyy hyötymään tiedosta? HR-järjestelmään kerätystä tiedosta pystytään tekemään kauaskantoisia ennustuksia henkilöstön muutoksista ja muutos- sekä kehitystarpeista. Toimiva ja tehokas HR-järjestelmä mahdollistaa HR:lle suuremman roolin liiketoiminnan kehittämisessä. Lue lisää kuinka moderni HR-järjestelmä auttaa henkilöstöanalytiikan keräämisessä, käsittelyssä ja ennustamisessa.
Teknologian kehittymisen ansiosta tekoälyä löytyy kaikkialta. Henkilöstöjohtamisessa tekoäly hyödyntää kaikkea HR-järjestelmään vietyä tietoa ja muodostaa siitä automaattisesti erilaisia päätelmiä, raportteja ja ehdotuksia. Kysymys kuuluukin, mikä muuttuu, kun tekoälystä tulee osa päivittäistä henkilöstöjohtamista?
Tekoäly vapauttaa aikaa
Vapauta aikaa rutiineilta ja hallinnon toistuvilta tehtäviltä hyödyntämällä HR-järjestelmän kaikkia ominaisuuksia. Taloushallinnon ohjelmistoissa tekoälyn avulla on jo pitkään pystytty automatisoimaan rutiininomaisia, toistuvia tehtäviä. HR-järjestelmässä tekoäly mahdollistaa erilaisten muistutusten, raporttien ja automaattisten toimintaehdotusten tekemisen, ilman jatkuvaa valvontaa. Tekoäly myös nostaa HR-järjestelmästä tietoja, joita käyttäjä ei itse osaisi edes etsiä. Näiden tietojen avulla pystytään ohjaamaan huomio sinne, missä sitä juuri sillä hetkellä tarvitaan.
HR keskittyy siihen tärkeimpään
Moderni HR-järjestelmä antaa työntekijöille mahdollisuuden hoitaa itsepalveluna monia asioita, esimiehelle työkalun ohjata ja tukea tiimiään sekä johdolle täyden palvelun raportointi- ja analytiikkavälineen. Tekoäly yhdistettynä monipuoliseen HR-järjestelmään mahdollistaa uudenlaisen henkilöstöjohtamisen, jossa kaikki tieto yhdistyy saumattomasti osaksi niin päivittäistä johtamista kuin pitkän aikavälin suunnittelua. Lue lisää modernista HR-järjestelmästä, jossa tekoäly rakentuu automaattisesti osaksi henkilöstöjohtamista.
Soita