29.4.2025
Mitä kannattaa huomioida HR-järjestelmän valinta ja hankinta vaiheessa? Milloin on tarve vaihtaa nykyinen järjestelmä? Mitä tulee ottaa huomioon uutta järjestelmä valitessa?
HR-järjestelmän hankinta alkaa usein useammasta arjessa huomatusta tarpeesta. Usein varsinkin HR törmää seuraaviin ongelmiin toistuvasti:
- Henkilötietojen jakautuminen useisiin eri järjestelmiin ja tiedostoihin tuottaa tuskaa kokonaiskuvan saamisessa sekä aiheuttaa ylimääräistä ja toistuvaa työtä.
- Vanhan järjestelmän toimimattomuus ja kankeus (erityisesti pääkäyttäjien näkökulmasta) muutoksien tekemiseen sekä päivitysten puuttuminen pitkältäkin ajalta.
- Läpinäkyvyyden puuttuminen. Itsepalvelun vaikeus ja sekavuus erilaisten ilmoitusten sekä hupitoiminnallisuuksien keskellä.
- Raportoinnin suppeus ja toimimattomuus sekä tukemattomuus suunnittelussa ja päätöksenteossa.
- Kykenemättömyys toimia aidosti strategisen henkilöstöjohtamisen työkaluna.
- Työhyvinvoinnin työkalujen puuttuminen tai pirstaloituminen moneen eri paikkaan.
Mitä tulee huomioida, kun olet tekemässä HR-järjestelmän valintaa?
Järjestelmävalinnassa kannattaa ottaa huomioon oman yrityksen tarpeet nyt sekä tulevaisuuden näkymät. Tavoitteena HR-järjestelmän valinnassa ja hankinnassa on löytää juuri se oikea HR-ratkaisu omaan tarpeeseen. Monipuolisella ja muokattavalla HR-järjestelmällä pystytään vastaamaan tarpeisiin niin nyt kuin myös tulevaisuudessa. Tutustu Solaforcen moderneihin toiminnallisuuksiin tästä.
1. Raportointi ja analytiikka kuntoon, johda aidolla tiedolla
Tiedolla johtaminen auttaa HR:ää monin tavoin, parantaen sekä strategista päätöksentekoa, että operatiivista tehokkuutta. HR-analytiikka ja raportointi tuovat uudenlaista näkyvyyttä antaen uudenlaisia näkökulmia ja tukien päätöksentekoa. Helposti käytettävät raporttipohjat ja -mallit sekä graafiset analyysit ja mittaristot mahdollistavat johtamisen oikealla tiedolla. Ei enää useiden eri tiedostojen yhdistelyä ja tiedon etsintää eri järjestelmistä.
2. Käyttäjät, käytettävyys ja aidosti hyödyllinen ratkaisu
Kiinnitä huomiota käytettävyyteen ja käyttökokemukseen. Käytettävyys nousee tärkeään asemaan, kun kyse on koko henkilöstön käytössä olevasta ratkaisusta. Intuitiivinen ja helppokäyttöinen HR-järjestelmä mahdollistaa käytön lisääntymisen oikeasti, kun asiat löytyvät helposti ja nopeasti silloin kun niitä tarvitaan. Solaforcen HR-järjestelmässä navigointia voidaan muokata pääkäyttäjän toimesta eri käyttäjäryhmille mieluisaksi ja näin varmistaa, ettei tärkeät asiat huku ilmoitusten ja viestien tulvaan.
3. Esihenkilötyön helpottaminen
On myös hyvä pohtia, kuinka paljon rutiinityötä voitaisiin säästää tehokkaalla HR-järjestelmällä. HR:n ja esihenkilöiden muokattavat työtilat tuovat paljon tietoa ja nopeita toimintoja yhdellä klikkauksella. Ne mahdollistavat nopean reagoimisen asioihin yhdessä paikassa ilman jatkuvaa siirtymistä osiosta toiseen. HR:n työtilassa on nostettu esiin HR-yksikölle tärkeitä mittareita ja muuttujia. Esihenkilöiden työtilassa näkee helposti ja nopeasti kaikki tiimin tapahtumat, odottavat asiat sekä suunnittelee ja toteuttaa muutoksia.
4. Yrityksen tarpeet nyt ja tulevaisuudessa
Valintaa tehdessä on hyvä huomioida liiketoiminnan nykyiset sekä mahdolliset tulevaisuuden tarpeet; tarvittavat kieliversiot, skaalautuvuus tarpeen vaatiessa sekä uusien toiminnallisuuksien käyttöönottaminen. Lisäksi on hyvä huomioida järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet mm. työajanseurannassa, rekrytoinnissa, perehdyttämisessä, kyselyissä, suunnittelussa ja raportoinnissa. Kun yksi ratkaisu kattaa monia tarpeita, saadaan HR-järjestelmästä kaikki hyöty irti.
5. Automaatio ja workflow HR:n apuna
Nykypäivänä HR-järjestelmiltä odotetaan toimintavarmuutta, nopeutta ja automaation vahvaa hyödyntämistä. Solaforcen HR-järjestelmän monipuoliset käyttäjäprofiilit takaavat toimivuuden ja luovat sujuvan käyttökokemuksen kaikille käyttäjille. Automaatio ja workflow pitävät huolen, että asiat hoituvat kuten suunniteltu ilman jatkuvaa tarkistelua ja perään katsomista. Hyviä hyödyntämispaikkoja ovat esimerkiksi työsopimuksen tekeminen, perehdytyksen tehtävät ja kehityskeskustelujen rytmittäminen.
HR-järjestelmän valinta ja hankinta hyödyttää koko organisaatiota
Oikein valittu HR-järjestelmä automatisoi prosessit, sitouttaa henkilökuntaa, vapauttaa HR:n aikaa liiketoimintojen tukemiseen strategisen päätöksenteon kautta. Operatiivinen tehokkuus tuo kustannussäästöjä.
Soita